Projektmanagement in Migrant*innenselbstorganisationen
Nicht immer ist klar, was ein Projekt ist oder was Management bedeutet.
Daher werden zunächst einige Missverständnisse, die im Zusammenhang mit Projekten wiederkehrend festzustellen sind, veranschaulicht und erklärt.
Im Anschluss daran werden einige Begriffe erläutert und verschiedene Projektphasen vorgestellt bevor im letzten Teil verdeutlicht wird, wer wo Projektmittel beantragen kann.
Missverständnisse und Projekte
Vertreter*innen von Migrant*inselbstorganisationen haben oftmals Schwierigkeiten zwischen Projekten und anderen Formen von Vereinsaktivitäten zu unterscheiden.
Folgende Aussage ist z.B. kein Projekt:
„Wir werden im Oktober ein Konzert organisieren“
Dennoch wird dieser oder ein ähnlicher Satz sehr oft verwendet und in Zusammenhang von Projekten gebracht. Ein Konzert zu organisieren gehört zu den normalen Aktivitäten eines Vereins und ist daher kein Projekt. In der Regel ist damit gemeint, dass das Konzert finanziert werden muss und SponsorInnen benötigt werden. Der Unterschied zwischen den Begriffen Projekt, Sponsoring und Spende ist hierbei nicht allen bewusst, weshalb solche Missverständnisse auftreten können. Auch herrscht oft in Bezug auf die Gelder aus Projekten folgende Annahme:
„Projekte bedeuten für unseren Verein viel Geld, mit denen wir unsere Schulden tilgen können.“
Diese Aussage stimmt ebenfalls nicht und resultiert aus den zum Teil hohen Schulden der Vereine (aufgrund der Immobilienkäufe der meisten Gemeinden) und den Falschdefinitionen des Projekt-Begriffes. Projektgelder können nur im Rahmen des jeweiligen Projektes ausgegeben werden und müssen zum Schluss durch einen Verwendungsnachweis belegt werden.
Zudem gibt es bei Projektunerfahrenen Aussagen wie:
„Die Projektbeantragung machen wir mit links.“
Die Projektbeantragung und die anschließende Durchführung kann selbst für „ExpertInnen“ eine nicht zu unterschätzende Hürde darstellen. Ein gutes Projekt braucht eine bestimmte Entwicklungs- und Vorbereitungszeit, einen guten Entwurf, ein durchdachtes Konzept und eine finanzielle Planung. Ohne Planung dieser Punkte ist eine reale Projektbeantragung nahezu unmöglich. Erst mit zunehmender Erfahrung stellt sich eine Art Routine ein, welche die Beantragung von Projekte entscheidend vereinfacht. Hierzu jedoch weiter unten mehr.
„Nach dieser Lektüre bin ich Experte in Sachen Projektmanagement.“
Auch hier irrt man sich sehr leicht. Dieser Text stellt nur eine einleitende Hilfestellung für die Projektarbeit dar und soll erste Grundlagen vermitteln. Mit wachsender Erfahrung in Antragstellung und Umsetzung von Projekten wird die zukünftige Projektarbeit immer sicherer und auch einfacher, dies benötigt jedoch Zeit und Erfahrungswerte.
Was ist ein Projekt?
Im vorherigen Abschnitt wurde gezeigt, was kein Projekt ist und was es für Auffassungen über diesen Begriff gibt. In diesem Abschnitt soll nun der Begriff definiert werden, damit zukünftig solche Aussagen in den Vereinen nicht die Regel darstellen.
„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.“ (Definition nach DIN 69901)
Ein Projekt muss u.a. folgende Eigenschaften erfüllen:
• Neuartigkeit/Einmaligkeit
Ein Projekt muss eine neuartige und einmalige Planung sein. Es soll bestimmte Defizite minimieren. Diese können materiell, aber auch immateriell sein.
Beispiel: Im Verein gibt es viele Jugendliche, die Arbeit suchend sind. Der Verein möchte diesen Jugendlichen durch gezielte Bewerbungstrainings Chancen geben, sich wieder in den Arbeitsmarkt zu integrieren. In diesem Fall kann ein Projekt das Bewerbungstraining für junge MigrantInnen finanzieren.
• Begrenztheit
Das Projekt muss zeitlich, finanziell und personell klar abgegrenzt sein.
Beispiel: Das Projekt „Bewerbungs-Training für junge MigrantInnen“ soll am 01. Januar 2012 starten und am 31. Dezember 2012 enden. Hierzu sind 12 Seminare mit je fünf Teilnehmenden geplant. Die Ausgaben pro Seminar (inklusive Verpflegung, Materialien und Miete) betragen 70 Euro. Zudem wird eine Honorarkraft benötigt, die die Seminare leitet. Das Honorar beträgt für diese Person 300 Euro pro Seminar. Eine weitere Person koordiniert das Projekt über die ganze Projektlaufzeit mit einer 400 Euro Stelle. Somit entstehen Gesamtausgaben von (12 Seminare * 70 Euro * 5 Personen + 12* 300 Euro für das Honorar des Seminarleiters und 12 * 400 Euro für die Projektkoordinierung) 12600 Euro.
• Bestimmtheit
Die Ziele müssen klar definiert werden, zudem überprüfbar und messbar sein.
Beispiel: Ein Ziel könnte die Qualifizierung von insgesamt 60 Jugendlichen sein. Überprüfbar wäre dies durch eine Dokumentation der Seminare und Inhalte und einer Teilnahmebestätigung.